W minionych miesiącach firmy zaczęły rezygnować ze znanych praktyk biurowych. Zarządzanie dokumentami w starym schemacie – drukarka, długopis, segregator – straciło uzasadnienie w nowych warunkach i nieco zmodyfikowanej rzeczywistości. Dzięki dostępowi do rozwiązań skupionych na zarządzaniu online biznesy mają szansę utrzymać efektywność nawet w zdalnym trybie pracy. Powstaje coraz więcej narzędzi do zautomatyzowanej pracy z administracją, pozwalających na sprawną komunikację, wymianę danych i integrację z innymi systemami. Dlaczego zawieranie umów online będzie coraz popularniejsze?
E-technologie wspierające działy sprzedaży, HR-u, marketingu, produktu, takie jak platformy do zarządzania dokumentami oraz ich elektronicznego podpisywania, mają się doskonale. Świetnie wpisują się w coraz popularniejsze podejście paperless. Widać, jak rola podpisu elektronicznego znacząco rośnie, ułatwiając przedsiębiorcom zawieranie i dokumentowanie transakcji.
Umowy online – jak to możliwe?
Niemal każdą umowę można obecnie zawrzeć online. Co to jednak znaczy? Istnieją dwie formy, które to umożliwiają: elektroniczny podpis kwalifikowany oraz oraz podpis online składany w formie dokumentowej czynności prawnej. Obydwie wymagają dostępu do komputera, tabletu lub smartfona, różnią się jednak między sobą kilkoma istotnymi cechami, w tym sposobem obsługi. Żeby zrozumieć zakres ich mocy prawnej, warto wiedzieć, czym jest forma dokumentowa, pisemna i elektroniczna.
Podpis online w formie dokumentowej – jak to działa?
Artykuł 772 Kodeksu cywilnego mówi, że: Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Jakiego rodzaju miałby to być dokument?
Doprecyzowuje to Artykuł 773 Kodeksu, zgodnie z którym: Dokumentem jest nośnik umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Dokument musi pozwalać na to, żeby w swobodny sposób odczytać treść oświadczenia woli. Ponadto jako nośnik informacji powinien wskazywać, kto składa takie oświadczenie. Forma dokumentowa dopuszcza zatem zawarcie umowy w postaci: wiadomości e-mail, SMS-a, pliku tekstowego, pliku PDF, arkusza kalkulacyjnego, obrazu, dźwięku, zapisu audiowizualnego. Podpis online (przez SMS) to zatem podpisanie umów w formie dokumentowej. Taki podpis jest dopuszczony przez polskie prawo i daje możliwość zawierania umów online bez konieczności ich odręcznego podpisywania. To również forma zgodna z przepisami Unii Europejskiej, a konkretnie – z rozporządzeniem eIDAS.
Taki sposób podpisywania umów oferują popularne platformy do zawierania i przechowywania umów online, takie jak Pergamin. Weryfikacja osoby korzystającej z podpisu online następuje tam między innymi na podstawie numeru telefonu. Druga strona otrzymuje wiadomość SMS z unikatowym kodem, który musi podać, by złożyć podpis pod przesłanym dokumentem. W ten sposób do imienia i nazwiska zostaje przypisany adres e-mail i numer telefonu, z którego korzysta odbiorca dokumentu elektronicznego. Do dokumentu jest dołączany także certyfikat podpisu online. Stanowi on wizualną prezentację danych dotyczących czasu złożenia podpisu i wykorzystanych metod uwierzytelnienia.
Elektroniczny podpis kwalifikowany
Niektórzy przedsiębiorcy mogą czuć się zdezorientowani, ponieważ dysponują wyrobionym podpisem kwalifikowanym. Czym się różni od opisywanego wcześniej podpisu online? Warto przyjrzeć się temu, co Kodeks cywilny mówi o formie pisemnej.
Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Jak jednak forma, która wymaga własnoręcznego podpisu, ma się do dokumentów podpisywanych przez internet? Wówczas potrzebny jest podpis kwalifikowany tożsamy z własnoręcznym, związany z elektroniczną formą czynności prawnych. Jego przyznanie jest poprzedzone specjalną weryfikacją tożsamości.
Forma elektroniczna czynności prawnej ma moc prawną formy pisemnej i powstaje dzięki zastosowaniu elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Elektroniczny podpis kwalifikowany to natomiast sposób podpisywania dokumentów, który dokładnie regulują przepisy prawa i który jest stosowany wówczas, gdy prawo wymaga zachowania formy pisemnej oświadczenia woli pod rygorem nieważności. Elektroniczny podpis kwalifikowany zastępuje więc konieczność odręcznego podpisania umowy lub innych dokumentów.
Zawieranie umów online jednym z najpopularniejszych trendów
Rezygnacja z papierowych umów na rzecz dokumentów w wersji online jest bezpiecznym i efektywnym wyborem. Firmy i urzędy będą coraz częściej wybierać wersję elektroniczną dokumentów i samego podpisu. Wykorzystają fakt, że najnowsze technologie wspierają proces tworzenia i podpisywania dokumentów, a przy okazji ekologiczne podejście do firmowych formalności.
